¿Por qué necesitas tener un ERP en tu centro educativo? - Zona Desarrollo
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¿Por qué necesitas tener un ERP en tu centro educativo?

¿Por qué necesitas tener un ERP en tu centro educativo?

Una mala gestión o cometer pequeños errores durante los procesos de facturación o emisión de recibos y de cobros, puede provocar una gran pérdida de tiempo y de recursos en tareas administrativas y también puede provocar que generes una imagen de centro desorganizado y caótico.

Por sus propias características, la facturación de los centros educativos es uno de los ámbitos más complejos de la administración, ya que tienen un gran número de recibos de importes relativamente pequeños que causan muchas complicaciones en la gestión del centro.

Una mala gestión en la facturación puede tener los siguientes efectos directos sobre su centro:

  •               Mala imagen pública de su centro educativo.
  •               Dejar de ingresar servicios prestados con lo que disminuyen ingresos.
  •               Acumulación de impagos.
  •               Sanciones e inspecciones de la administración.
  •               Pérdidas de tiempo en tareas administrativas.

Pero ¿cuál es la problemática de la facturación de un colegio o centro educativo?

  1. La primera característica que queremos destacar, por su actualidad, es que el sistema de gestión no debe ser analógico, para que permita trabajar desde cualquier lugar, garantizando su disponibilidad online, así como los parámetros de seguridad y cumplimiento de la Ley de Protección de Datos
  2. Facturación periódica: Los centros educativos tienen la peculiaridad de tener cobros periódicos, lo más normal es que sean mensuales, por tanto, el programa que utilicen debe de tener esa funcionalidad, también tiene que ser flexible a la hora cambiar los importes cada mes, el calendario de pagos, las bajas anticipadas…etc. Es muy importante poder hacer predicciones o simulaciones a futuros para planificar la tesorería
  3. Múltiples pagadores: Que haya una gran variedad de pagadores es algo muy corriente en los colegios. Cada recibo se puede emitir por separado a cada uno de los pagadores claramente diferenciados.
  4. Múltiples Formas de pago: Existen muchos métodos de pago como como cheques guardería, cheques de la comunidad Madrid y por supuesto recibo bancario, transferencia, o incluso en algunos casos en metálico o Tarjeta de crédito,
  5. Rectificativas: Los últimos cambios en la normativa implican que cualquier fallo o problema en la emisión de recibos debe rectificarse a través de recibos o facturas rectificativas. Pueden ser parciales o totales, pero deben seguir la normativa específica para no incurrir en ilegalidades.
  6. Devoluciones: Su tramitación es fundamental, ya que, a través de la normativa sepa 19, es posible devolver los recibos hasta en dos meses. Cada devolución, además del gasto, implica una gestión para seguimiento. Poder leer el archivo bancario de devoluciones y mandar comunicados automatizados evitará trabajo y gastos. Además, proyectará una imagen de control que hace bajar las devoluciones.
  7. Gestión online automatizada: Algunos servicios se deben poder contratar online, como, por ejemplo, las Inscripciones, las actividades extraescolares o actividades optativas. Sobre todo, a principios de curso, traspasar solicitudes una a una con el incremento de errores de transcripción resulta un trabajo muy pesado. Otro ejemplo de automatización sería los servicios puntuales como permanencia, comedores. Una gestión automatizada y online nos ahorra mucho tiempo y garantiza que todos los servicios son cobrados.
  8. Atención al cliente: Actualmente es sin ninguna duda un aspecto a considerar muy importante. Ofrecer a los usuarios un área administrativa propia para que puedan, realizar algunas gestiones y también consultar cualquier recibo antiguo. Mejorará mucho la imagen de su centro, y nos ahorrará tiempos en atender llamadas y consultas en secretaria.
  9. Contabilidad y compromisos con la agencia tributaria: Depende del tipo de centro, hay algunas obligaciones tributarias como modelos informativos de Hacienda que hay que presentar (modelo 185 de gastos educativos de 0 a 3 años o el de Aportaciones a Fundaciones, el SII, etc. Tenerlos resueltos con una herramienta le ahorra errores y muchísimas horas de trabajo, como mínimo una vez al año. Es muy importante tener conectada la facturación con el programa de contabilidad financiera de cara a ahorra tiempos administrativos y más errores

Como resumen, no solo se trata de poder cobrar un recibo, sino que el sistema de gestión permita una gestión eficaz y eficiente que provocará la reducción de errores prácticamente a 0 ahorrarás tiempos de gestión y generarás una mejor imagen del centro y sobre todo lo más importante a nivel administrativo, generar mayores ingresos.

No lo olvide: Una mala gestión proyectará una imagen de desorganización general de su centro

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